Een goede offerte voorkomt discussie, een correcte factuur zorgt dat je betaald wordt en in orde bent met de btw. En sinds 2026 is er iets veranderd voor iedereen die aan bedrijven factureert: dat moet elektronisch, via Peppol. Een overzicht, van de eerste offerte tot de laatste herinnering.
De offerte
Een offerte is juridisch een aanbod. Volgens het Burgerlijk Wetboek ben je eraan gebonden tijdens de termijn die je zelf vermeldt, of, als je niets vermeldt, gedurende een redelijke termijn. Zegt de klant ja binnen die termijn, dan is er een overeenkomst. Zwijgen is in principe geen aanvaarding: hoor je niets, dan is er meestal geen akkoord.
Daarom zet je op een offerte best:
- Een duidelijke omschrijving van wat je doet, en ook wat er niet in zit. “Schilderen woonkamer, twee lagen, muren en plafond. Niet inbegrepen: deuren, plinten, herstellen van scheuren.”
- De prijs, opgesplitst in posten als dat helpt. Voor particulieren vermeld je de totaalprijs inclusief btw: die moet je aan consumenten altijd tonen.
- Hoe lang de offerte geldig is, bijvoorbeeld 30 dagen. Zo zit je niet maanden later vast aan een oude prijs.
- Wanneer je het werk kan uitvoeren.
- Hoe en wanneer de klant betaalt: een voorschot, betaling bij oplevering, de betalingstermijn.
- Je algemene voorwaarden, als je die hebt. Ze gelden alleen als de klant ze kon lezen vóór hij akkoord ging, dus voeg ze bij de offerte.
Mag je een offerte aanrekenen? Ja, maar alleen als je dat vooraf duidelijk zegt. Veel vakmensen doen dat voor grote of complexe offertes, en trekken het bedrag af als de klant de opdracht geeft. De tekst van een offerte laten opstellen door een AI-assistent kan je veel tijd besparen. Hoe: ChatGPT voor je zaak.
De factuur
Moet je een factuur maken?
- Aan een bedrijf of een andere zelfstandige: altijd.
- Aan een particulier: niet altijd, maar wel voor een aantal activiteiten. De belangrijkste: werk aan een gebouw (bouwen, verbouwen, installeren, herstellen), de verkoop van voertuigen, en verhuizingen. Voor elektriciens, loodgieters, schilders en andere vakmensen is een factuur aan particulieren dus meestal verplicht.
Ook als het niet verplicht is, is een factuur of kasticket handig: voor je boekhouding, en voor de klant als bewijs.
Wat moet erop?
- De datum van de factuur, en een uniek, doorlopend factuurnummer.
- Jouw naam of handelsnaam, adres en btw-nummer.
- De naam en het adres van je klant, en zijn btw-nummer als hij btw-plichtig is.
- De datum van de levering of de dienst, als die verschilt van de factuurdatum.
- Een omschrijving van wat je leverde of deed, met de hoeveelheid.
- De prijs per eenheid zonder btw, en eventuele kortingen.
- Het btw-tarief en het btw-bedrag, per tarief, en het totaal.
- Reken je geen btw aan, de reden: bijvoorbeeld de vrijstelling voor kleine ondernemingen, of verlegging van btw (medecontractant) bij werk in onroerende staat voor een btw-plichtige klant.
Een factuur maak je ten laatste de 15de van de maand na de maand waarin je het werk afrondde of leverde. Je bewaart je facturen, en de rest van je boekhouding, tien jaar.
E-facturatie via Peppol, sinds 1 januari 2026
Dit is de grootste verandering van de laatste jaren. Sinds 1 januari 2026 moeten bijna alle btw-plichtigen in België facturen aan andere Belgische bedrijven en zelfstandigen elektronisch versturen en ontvangen, in een gestructureerde vorm via het Peppol-netwerk. Een PDF in een mail telt niet meer als factuur tussen bedrijven.
| Situatie | Wat geldt |
|---|---|
| Facturen aan bedrijven en zelfstandigen in België | Verplicht via Peppol, versturen én ontvangen. |
| Facturen aan particulieren | Geen verplichting. Een PDF of papieren factuur mag nog. |
| Vrijgestelde kleine onderneming | Valt ook onder de verplichting. |
| Alleen vrijgestelde zorgprestaties (artikel 44) | Geen verplichting. Verkoop je daarnaast ook iets met btw of als kleine onderneming, dan geldt ze wel voor die facturen. |
| Forfaitaire btw-regeling | Ontvangen via Peppol moet al. Versturen pas uiterlijk vanaf 2028. |
Wat je moet weten:
- Je hebt software nodig die via Peppol kan versturen en ontvangen. Veel boekhoud- en facturatieprogramma’s kunnen het. De FOD Financiën houdt een lijst bij op einvoice.belgium.be. Het gratis platform Hermes van de overheid is gestopt op 31 december 2025.
- De overgangsperiode is voorbij. Tot 31 maart 2026 gold een tolerantie voor wie aantoonde dat hij tijdig stappen had gezet maar door omstandigheden nog niet klaar was. Nu kunnen er boetes volgen: € 1.500 bij een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij elke volgende.
- Er is een fiscaal voordeel. Kosten voor software voor e-facturatie mag je in de jaren 2024 tot 2027 voor 120% aftrekken.
- Er komt meer. Vanaf 2028 wil de overheid ook dat facturen automatisch gemeld worden (e-reporting). Dat ligt nog niet vast.
Als een particulier niet betaalt
Sinds 1 september 2023 gelden strikte regels als je een consument aanmaant:
- De eerste herinnering is gratis. Je mag er geen kosten voor aanrekenen.
- De klant krijgt 14 kalenderdagen om te betalen, te rekenen vanaf de derde werkdag na het versturen (of vanaf de dag erna, bij een mail).
- Pas daarna mag je een schadevergoeding en interest aanrekenen, binnen wettelijke maximumbedragen: € 20 voor een bedrag tot € 150, € 30 plus 10% op het deel boven € 150 voor een bedrag tot € 500, en € 65 plus 5% op het deel boven € 500 voor grotere bedragen, met een maximum van € 2.000.
Die bedragen kan je alleen vragen als ze in je overeenkomst of voorwaarden staan. Een vriendelijke eerste herinnering lost de meeste gevallen op: vaak is een factuur gewoon vergeten. Een AI-assistent helpt je een correcte en rustige herinnering te schrijven.
Waar je deze week begint
- Leg je offertesjabloon naast de lijst hierboven: staan de geldigheidsduur en de betalingsvoorwaarden erop?
- Kijk na of je facturatieprogramma via Peppol kan versturen en ontvangen.
- Schrijf een standaardtekst voor je eerste, gratis herinnering.
Verder lezen
Nagekeken in oktober 2026 bij de FOD Financiën (einvoice.belgium.be), Unizo, sociale verzekeringsfondsen, in Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek en de wet van 4 augustus 2023 over de minnelijke invordering van schulden van consumenten. Regels kunnen intussen veranderd zijn. Dit is algemene uitleg, geen juridisch of fiscaal advies.